Inventory sering dianggap sebagai persoalan stok: berapa barang yang tersedia, berapa yang harus dibeli, dan berapa yang sudah terjual. Namun dalam praktiknya, tantangan terbesar sering kali bukan terletak pada stok itu sendiri, melainkan pada proses yang digunakan untuk mengelolanya.
Di banyak UKM, sebagian besar waktu justru dihabiskan untuk memastikan data inventory tetap akurat. Ketika penjualan, pembelian, dan pergerakan barang masih dicatat secara terpisah, pekerjaan rekonsiliasi menjadi bagian rutin yang sulit dihindari.
Bayangkan sebuah distributor yang menerima puluhan hingga ratusan transaksi setiap minggu. Tim sales menerima pesanan pelanggan dan mengonfirmasi ketersediaan barang berdasarkan data yang mereka miliki. Namun ketika gudang mulai menyiapkan pengiriman, jumlah stok yang tersedia ternyata berbeda dengan yang tercatat.
Perbedaan seperti ini tidak selalu disebabkan oleh kesalahan besar. Dalam banyak kasus, penyebabnya jauh lebih sederhana. Ada transaksi yang belum diperbarui, ada barang yang sudah keluar tetapi belum tercatat, atau ada data yang tersimpan di file berbeda dan belum tersinkronisasi.
Ketika hal tersebut terjadi, tim operasional harus meluangkan waktu untuk menelusuri sumber perbedaannya. Purchasing ikut memeriksa apakah barang perlu segera dipesan kembali, sementara tim sales harus memberikan pembaruan kepada pelanggan terkait jadwal pengiriman. Pada akhirnya, waktu yang seharusnya digunakan untuk aktivitas operasional justru terserap untuk memastikan seluruh data kembali sesuai.
Situasi seperti ini cukup umum ditemukan pada perusahaan yang masih mengandalkan spreadsheet untuk mengelola inventory. Selama transaksi masih sedikit, dampaknya mungkin tidak terlalu terasa. Namun ketika volume bisnis bertambah, pekerjaan administratif yang menyertainya ikut bertambah.
Sebagian besar perusahaan mengetahui nilai inventory yang mereka miliki. Namun tidak banyak yang menghitung berapa banyak waktu yang digunakan untuk menjaga data inventory tersebut tetap akurat.
Misalkan satu staf operasional menghabiskan sekitar tiga hari kerja setiap bulan untuk aktivitas seperti pengecekan stok, verifikasi transaksi, koreksi data, dan penyusunan laporan inventory. Dengan asumsi delapan jam kerja per hari, berarti terdapat sekitar 24 jam kerja yang digunakan setiap bulan hanya untuk aktivitas rekonsiliasi.
Dalam satu tahun, angkanya mencapai 288 jam atau setara dengan 36 hari kerja. Jika biaya tenaga kerja berada di kisaran Rp35.000 per jam, perusahaan mengeluarkan lebih dari Rp10 juta per tahun untuk satu orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
Angka tersebut belum memperhitungkan waktu yang digunakan oleh tim gudang, purchasing, maupun manajemen ketika harus ikut melakukan pengecekan atau validasi tambahan. Semakin tinggi volume transaksi, semakin besar pula waktu yang dibutuhkan untuk memastikan seluruh informasi tetap konsisten.
Pada banyak kasus, akar masalahnya bukan berada pada inventory semata. Data penjualan, pembelian, dan stok sering kali berada di tempat yang berbeda sehingga setiap perubahan perlu diperbarui dan diverifikasi secara terpisah.
Kondisi ini membuat perusahaan bergantung pada proses rekonsiliasi untuk memastikan seluruh data tetap selaras. Ketika transaksi meningkat, pekerjaan tersebut ikut membesar karena semakin banyak informasi yang harus dicocokkan antar tim.
Akibatnya, perusahaan bukan hanya mengelola inventory, tetapi juga mengelola proses administrasi yang muncul di sekitarnya.
Seiring pertumbuhan bisnis, semakin banyak perusahaan mulai melihat inventory sebagai bagian dari proses yang lebih besar. Informasi stok tidak hanya dibutuhkan oleh gudang, tetapi juga oleh tim sales yang menerima pesanan dan tim purchasing yang mengelola pengadaan.
Melalui Odoo, proses penjualan, inventory, dan pembelian dapat terhubung dalam satu sistem sehingga setiap tim bekerja menggunakan sumber data yang sama.
Odoo Sales membantu tim penjualan mengelola quotation dan sales order dengan informasi stok yang selalu terhubung ke operasional. Dengan visibilitas yang lebih baik terhadap ketersediaan barang, risiko menerima pesanan berdasarkan data yang tidak akurat dapat dikurangi.
Odoo Inventory mencatat pergerakan barang secara real-time, mulai dari penerimaan, transfer, hingga pengiriman. Tim tidak perlu menunggu proses rekap bulanan untuk mengetahui kondisi stok karena informasi selalu diperbarui saat transaksi terjadi.
Odoo Purchase membantu tim purchasing mengelola pengadaan berdasarkan kondisi inventory yang aktual. Dengan visibilitas yang lebih baik terhadap kebutuhan replenishment, keputusan pembelian dapat dilakukan lebih cepat dan lebih terukur.
Ketika ketiga modul tersebut digunakan secara terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada spreadsheet yang terpisah dan meminimalkan pekerjaan administratif yang selama ini muncul akibat proses pencatatan manual.
Dalam banyak bisnis, biaya terbesar dari pengelolaan inventory tidak selalu terlihat dalam bentuk kehilangan barang atau selisih stok. Biaya tersebut sering muncul dalam bentuk waktu yang terus digunakan untuk memeriksa, memperbarui, dan mencocokkan data di berbagai bagian operasional.
Jika satu orang dapat menghabiskan hingga 36 hari kerja dalam setahun hanya untuk aktivitas rekonsiliasi inventory, maka pertanyaannya bukan lagi apakah proses tersebut masih bisa dijalankan. Pertanyaannya adalah apakah waktu tersebut masih merupakan penggunaan sumber daya yang paling efektif bagi bisnis yang terus berkembang.